Formål med Whistleblowerordningen

Lov om Beskyttelse af Whistleblowere, der blev vedtaget i Det Danske Folketing den 24. juni 2021, forpligter både private og offentlige arbejdsgivere med mere end 50 ansatte, til at etablere en whistleblowerordning inden den 17.12.2021.

I DUOS driver vi forretning i overensstemmelse med gældende lovgivning samt efter høje etiske standarder og har i den forbindelse udarbejdet en whistleblowerordning, en heraf afledt procesbeskrivelse samt en guide til hvordan man benytter Whistleblowerordningen.

DUOS’ whistleblowerpolitik samt den tilhørende guide har til formål:

• At vejlede potentielle whistleblowere om mulighederne for at foretage indberetninger samt sikre kendskab til rammerne og proceduren herfor
• At skabe en platform, hvor alle vores samarbejdspartnere – både borgere, medarbejdere, forretningspartnere, leverandører og kunder – via en krypteret kanal, anonymiseret kan fremsende informationer om eventuelle uregelmæssigheder. Det betyder, at der ikke er mulighed for at identificere whistlebloweren via e-mail, navn, Ip adresse, eller anden henfør bar information, såfremt whistlebloweren vælger at foretage indberetningen anonymt.
• At sikre, at de oplysninger – herunder eventuel kontaktinformation på whistleblower, der måtte blive givet via ordningen – bliver behandlet strengt fortroligt
• At sikre, at alle, der benytter whistleblowerordningen, er beskyttet mod repressalier

Anvendelsesområde

Whistleblowerordning omfatter alle samarbejdspartnere – både borgere, medarbejdere, forretningspartnere, leverandører og kunder – der har begrundet mistanke eller viden om en af følgende enheder:

• DUOS Gruppen A/S-Koncernen
• DUOS A/S
• Blæksprutten APS
• Blæksprutten Hjemmepleje APS
• Ølandhus APS
• Bøgegården APS

Processen anvendes derfor i forbindelse med enhver henvendelse via Whistleblowerordningen i DUOS-regi

Anonymitet og garanti for fuld fortrolighed

For at sikre håndtering af mulige anonyme henvendelser, har DUOS valgt, at det er DUOS’ Compliance, der står for whistleblowersystemet samt er intern administrator af selve whistleblowerordningen.

Alle indberetninger via DUOS’ Whistleblowersystem, vil blive håndteret anonymt og fortroligt, medmindre der specifikt gives samtykke til andet.

Whistlebloweren kan selv bestemme graden af anonymitet, idet whistlebloweren kan henvende sig enten:

• Med navn & e-mail

I dette tilfælde, kan whistlebloweren blive bedt om at vidne ved en eventuel senere retssag

• 100% anonymt

Afhængigt af indberetningens omfang og karakter kan eksterne parter, herunder advokater, revisorer mv. blive inddraget

Rammer for anvendelsen af whistleblowerordningen

Whistleblowerordningen kan benyttes, hvis der skal indberettes begrundet mistanke eller viden om:

• Strafbare forhold, herunder misbrug af økonomiske midler, bedrageri (fx regnskabsmanipulation, underslæb eller afgivelse af urigtige oplysninger), tyveri, bedrageri og grove overtrædelser af tavshedspligt
• Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og kontrolprocedurer samt manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser
• Bestikkelse eller korruption (fx interessekonflikter, bestikkelse, sponsorering og donationer eller gaver e.l.)
• Handlinger begået af ledelsen og/eller bestyrelser, der ikke kan indberettes på anden vis
• Overtrædelse af konkurrencelove (fx prisfastsættelse, udveksling af prisfølsomme oplysninger, hemmelige aftaler med konkurrenter e.l.)
• Alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed
• Aktiviteter, der på anden vis ved lov, traktat eller aftale udgør en alvorlig, upassende adfærd (fx diskrimination, sexchikane, brug af børnearbejde, overtrædelse af menneskerettigheder e.l.)

Whistleblowerordningen kan ikke benyttes, hvis der skal indberettes:

• Samarbejdsproblemer
• Utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger

I sådanne tilfælde skal der i stedet ske direkte henvendelse til nærmeste leder, nærmeste leders overordnede, HR@duos.dk eller en arbejdsmiljørepræsentant

Procesbeskrivelse

• En Whistleblower indberetter en begrundet mistanke eller viden om noget, i whistleblower systemet via knap i bunden af siden “DUOS Whistleblower Indberetning” og udfylder skemaet.
• Såfremt whistleblower sætter kryds i, at der ønskes anonymitet, tilpasses skemaet dette, så felter vedrørende navn, adresse mv. forsvinder. Efter udfyldelse af skemaet trykker Whistleblower på ’Send’.
• Herefter modtager DUOS Compliance indberetningen og Whistlebloweren modtager samtidig en bekræftelse på at indberetningen er modtaget.
• DUOS Compliance analyserer sagen. Hvis whistlebloweren har valgt ikke at være anonyme, modtager whistlebloweren endvidere en e-mail indenfor 7 dage fra modtagelsen. Såfremt indberetningen ikke er foretaget anonymt, vil DUOS Compliance eventuelt henvende sig til whistleblower i fortrolighed, med henblik på en uddybelse
• Der oprettes en sag i DUOS Compliance i et fortroligt Whistleblowerarkiv. Dette arkiv er sikret mod uautoriseret adgang – og ligger udelukkende i DUOS Compliance
• Såfremt sagen ikke falder indenfor Whistleblowerordningen orienteres Whistleblower, hvis denne ikke er anonym, om, at sagen lukkes.
• Afhængigt af sagens omfang og karakter samt hvem indberetningen drejer sig om, overdrages indberetningen altid til den nærmeste overordnede leder. Såfremt indberetningen involverer den pågældende leder, overdrages sagen til den nærmeste leders overordnede.
• Skulle indberetningen vedrøre IT-Direktøren (CTO) – og således den ansvarlige for DUOS Compliance – benyttes et selvstændigt knap, der går direkte til Koncerndirektøren. Det betyder, at indberetningen i dette tilfælde går uden om IT-Direktøren (CTO) & dermed den ansvarlige for DUOS Compliance.
• Knap til indberetningsskema “Indberetning CTO” er i bunden af siden og denne sendes direkte til Koncerndirektøren:
• Indberetningen gennemgås og sagen behandles & efterforskes af den pågældende leder, i fuld fortrolighed.
• Afhængigt af indberetningens omfang og karakter kan eksterne parter, herunder advokater, revisorer mv. blive inddraget
• Indberetningen og det efterfølgende sagsbehandlings materiale returneres efterfølgende til DUOS Compliance.
• Medmindre Whistlebloweren er anonym, modtager whistlebloweren feedback hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder fra afsendelse af bekræftelse på modtagelse.
• Efterfølgende iværksættes eventuelle foranstaltningen, hvorefter indberetningen lukkes og arkiveres i DUOS Compliance i et fortroligt Whistleblowerarkiv. Dette arkiv er sikret mod uautoriseret adgang – og er udelukkende i DUOS Compliance
• Skulle indberetningen vedrøre IT-Direktøren (CTO) – og således den ansvarlige for DUOS Compliance – lukkes og arkiveres sagen af Koncerndirektøren, uden om DUOS Compliance

Procesejer

Procesejer er: CTO i DUOS Gruppen A/S

Procesejeren er ansvarlig for:

• At håndtere selve Whistleblowerordningen i DUOS
• At håndtere selve processen vedrørende whistleblowerordningen samt løbende evaluere og optimere processen
• At håndtere og vedligeholde selve Compliancesystemet
• At forestå selve sagshåndteringen og overdrage sager til den eller de rigtige modtagere, jf. retningslinjerne herfor

DUOS Whistleblower Indberetning

Såfremt der ønskes lavet indberetning på Procesejer som er CTO i DUOS Gruppen A/S skal følgende indberetningslink bruges.

Indberetning CTO

Indberetningen modtages herefter af selskabets Koncerndirektør.